•สำนักงาน หมายถึง หน่วยที่มีการปฏิบัติงานอย่างมีระบบ เพื่อให้ได้ข้อเท็จจริง หรือข้อมูลต่าง ๆ ในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ
•สำนักงาน ยังเป็นสถานที่ตั้งของหน่วยซึ่ง ปฏิบัติงานเกี่ยวกับการควบคุมการงานของธุรกิจ
•สำนักงาน เป็นสถานที่ซึ่งมีการจัดทำ เอกสาร และการปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารต่าง ๆ
•สำนักงาน มักจะถูกจัดให้เป็นศูนย์ปฏิบัติงานเอกสาร ศูนย์ความจำ แหล่งอำ นวยความสะดวก พบปะ ติดต่อ ประสานงานระหว่างผู้มาติดต่อและผู้ที่ทำ งานอยู่ในสำ นักงาน
2.การจัดการสำนักงานประกอบด้วยกิจกรรมใดบ้าง
- การจัดการสำนักงาน ได้ผลประกอบด้วยกิจกรรมด้านต่างๆ 3 ประการ ดังนี้ 1.การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย,การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม,การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร,การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน,การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน,การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน ,การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร,การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน,การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน 2.การจัดสายงาน การจัดสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน การปฏิบัติงานที่นอกเหนือจากการบริหารใน สำนักงาน อาจจัดแบ่งได้เป็น 3 กลุ่มด้วยกัน ดังนี้ งานวิชาชีพ เช่น การทำบัญชี การตรวจสอบบัญชี สถาปนิก วิศวกร,งานสายสนับสนุน เช่น พนักงานขายสินค้า ช่าง นักเทคนิค,งานสายสำนักงาน เช่น เลขานุการ พนักงานเดินสาร เจ้าหน้าที่สารบรรณ,การควบคุมการปฏิบัติงาน เช่นการควบคุมค่าใช้จ่าย การควบคุมการใช้ทรัพยากร การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุ,สำนักงาน การควบคุมการเข้าออกบริเวณ,การแก้ปัญหา เพื่อเป็นวิธีการปฏิบัติงานเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน,การสร้างขวัญและกำลังใจ การพิจารณาเพิ่มเงินเดือน การพิจารณารางวัลการทำงาน,การอำนวยการ เพื่อระดมทรัพยากรในการทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามปกติ และช่วยให้การทำงานบรรลุวัตถุประสงค์ลุล่วงไปด้วยดี 3. สภาพแวดล้อมและเทคโนโลยีสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้ ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต, การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน,สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้ ระบบงานพิมพ์,ระบบโทรคมนาคม,ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร, คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล,ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
3.การวางแผนสำนักงานจะต้องดำเนินการอย่างไรบ้าง - การวางแผนสำนักงาน ซึ่งที่เหมาะสมประกอบด้วย,การวางแผนการจัดสถานที่และสภาพแวดล้อม,การวางแผนขั้นตอนการปฏิบัติงานกับการรับส่งและการจัดทำเอกสาร,การวางแผนเกี่ยวกับกระแสงาน,การวางแผนการจัดหาบุคลากรตลอดจนการพัฒนาบุคลากรสำนักงาน,การวางแผนการรักษาความปลอดภัยของเอกสาร ข้อมูล ทรัพย์สิน และพนักงานในสำนักงาน ,การวางแผนการติดต่อสื่อสารภายในและภายนอกด้วยระบบโทรศัพท์และโทรสาร,การวางแผนการจัดซื้อ อุปกรณ์ เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน,การวางแผนค่าใช้จ่ายในสำนักงาน
4.สภาพแวดล้อมเกี่ยวกับที่ตั้งขอสำนักงานมีผลต่อการปฏิบัติงานอย่างไร
- สภาพแวดล้อมของสำนักงาน ซึ่งแบ่งออกเป็น 3 ด้าน ดังนี้ ที่ตั้งสำนักงาน ซึ่งมักคำนึงถึงการเดินทาง การขยายและปรับปรุงในอนาคต, การคมนาคม เป็นการพิจารณาเพื่อให้ผู้ทำงานบริการเวลาในการเข้าและออกจากสำนักงาน ตลอดจนผลกระทบสิ่งแวดล้อมขณะเดินทางมาทำงาน, สภาพจิตใจ พนักงานควรมีสภาพจิตใจที่พร้อมจะทำงาน และสามารถแก้ไขปัญหาภายในสำนักงานจากระบบงาน ระบบการบังคับบัญชาด้วย
5.เทคโนโลยีที่มีใช้ในสำนักงานมีอะไรบ้าง
- เทคโนโลยีสำนักงาน การปฏิบัติงานกับเอกสารอาจประยุกต์เทคโนโลยีมาใช้ได้ดังนี้ ระบบงานพิมพ์, ระบบโทรคมนาคม, ระบบการจัดส่งและจัดเก็บเอกสาร, คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล, ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
6.เหตุผลที่หน่วยงานต้องพัฒนาระบสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร
- การจัดซื้อซอฟต์แวร์ ในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติอาจใช้วิธีการพัฒนาขึ้นเองในทุก ๆ เรื่อง หรืออาจใช้วิธีเลือกจัดหาซอฟต์แวร์เฉพาะเรื่องที่มีผู้พัฒนาอยู่แล้วมาใช้งานเช่นโปรแกรมประชุมทางไกล (eg.Proshare) ซึ่งจะมีข้อดีในด้านเวลา ค่าใช้จ่าย ตลอดจนประสิทธิภาพของซอฟต์แวร์จะดีกว่าการเลือกพัฒนาเอง แต่ข้อเสียที่พบคือ หากมีโปรแกรมจัดซื้อมากมายในหลายเรื่อง การใช้งานร่วมกันอาจมีปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัสสัญญาณ มาตรฐานอื่นๆ ฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ ต่างกัน เป็นต้น
- ความต้องการของหน่วยงานเปลี่ยนแปลงไป มีการเพิ่มหรือลดจากที่ได้กำหนดไว้ในแผนแม่บทสารสนเทศ
- การเปลี่ยนแปลงด้านวิทยาการเทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ในเรื่องที่เกี่ยวข้องมีอยู่อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา
- ไม่มีการกำหนดมาตรฐานสากลในการเชื่อมต่อแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกัน (protocol)เช่นระบบฮาร์ดแวร์ ระบบซอฟต์แวร์ ระบบการสื่อสาร รหัสข้อมูลฯลฯ ผู้อื่น/หน่วยงานภายนอกที่ต้องติดต่อด้วยอาจใช้มาตรฐานต่างกัน
- ความสามารถในการบีบอัดแฟ้มข้อมูลภาพ และเสียงยังไม่มีประสิทธิภาพพอ ยังคงใช้เนื้อที่จัดเก็บสูง และใช้เวลาในการบีบอัด/ขยาย-คืนรูป
- ระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้ระบบสื่อสารข้อมูลซึ่งหากต้องการประสิทธิภาพ หมายถึง ค่าใช้จ่ายซึ่งสูงขึ้นและยากต่อการควบคุมยิ่งขึ้น(กรณี Virtual - Office Automation)
- การสังเคราะห์เสียงจากข้อความตัวอักษรในแฟ้มข้อมูล ยังขาดความถูกต้องและสมบูรณ์พอโดยเฉพาะภาษาไทย
- การวิเคราะห์ตัวอักษรไทย (Optical Thai Character Recognition) ยังอยู่ในระยะการพัฒนา อัลกอลิทึมให้สามารถเข้าใจตัวอักษรไทยได้ถูกต้องยิ่งขึ้น ทั้งการตัดคำ การพิจารณาคำผิดฯลฯ
- ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์ และซอฟต์แวร์ปฏิบัติการ แต่ละภาษาจะมีรายละเอียดปลีกย่อยด้านข้อมูล หน่วยความจำ หรือแม้แต่ฮาร์ดแวร์พิเศษ แตกต่างกันไป ทำให้การพัฒนาโปรแกรมซึ่งเลือกใช้ซอฟต์แวร์ทั้งสองต่างกัน อาจมีข้อขัดแย้งไม่สามารถทำงานร่วมกัน หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันได้ดีพอ
7.การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงานจำแนกได้กี่ด้าน
1. การใช้คอมพิวเตอร์ด้านการศึกษา
2. การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านตุลาการ
3. การใช้คอมพิวเตอร์ในด้านการเงินการธนาคาร
4. การใช้คอมพิวเตอร์ด้านการบิน
5. การใช้คอมพิวเตอร์ด้านการเกษตร
6. การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงาน
7. การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ในการบริหาร
8. คอมพิวเตอร์ด้านการแพทย์และสาธารณสุข
8.สำนักงานอัตโนมัติมีประโยชน์อะไรบ้าง
1. ประหยัดงบประมาณค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการจัดเตรียมเอกสารกระดาษ การจัดส่ง การรับ การจัดเก็บและการทำลาย รวมทั้งงบประมาณในการจัดจ้างผู้ดำเนินการในแต่ละขั้นตอน
2. การเพิ่มประสิทธิภาพในสำนักงาน ลดขั้นตอนเวลาในการพิมพ์ผิด การตรวจสอบแก้ไข ปรับปรุง
3. ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ถูกต้องรวดเร็วขึ้น เนื่องจากความถูกต้องแม่นยำ และความรวดเร็วในการสืบค้น
4. ผู้ปฏิบัติงานมีความภาคภูมิใจในสำนักงานและหน่วยงานมากขึ้น เนื่องจากมีสำนักงาน เครื่องมืออุปกรณ์ที่ทันสมัย รวดเร็วประหยัดเวลาในการทำงาน
5. หน่วยงานและสำนักงานมีภาพลักษณ์ที่ดี สำหรับหน่วยงานภายใน ที่ได้รับการบริการและการติดต่อสื่อสารที่ถูกต้องรวดเร็วทันสมัย
9.การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโมัติมีกี่วิธีอะไรบ้าง
(1) ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิผล ควรมีลักษณะดังนี้- ผู้บริหารและพนักงานที่เกี่ยวข้องล้วนใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่เชื่อมต่อกันเป็นระบบเครือข่ายแลน- มีการวางแผนระบบแฟ้มข้อมูลอัตโนมัติเพื่อผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลและเอกสารได้อย่างสะดวกรวดเร็ว- ซอฟต์แวร์ต่างๆใช้ง่าย และเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งองค์กร- อุปกรณ์ต่างๆเป็นมาตรฐานและทำงานร่วมกันได้-ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ได้รับการติดตั้งหรือพัฒนาขึ้นให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้
(2) บุคลากรที่มีบทบาทในการริเริ่มนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้2.1 ผู้บริหารระดับสูง2.2 ผู้บริหารระดับกลางและผู้ปฏิบัติงานระดับต่างๆ 2.3 นักคอมพิวเตอร์และนักเทคโนโลยีอื่นๆ
(3) ประเด็นสำคัญในการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ3.1 การเลือกแนวทางการพัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ3.2 การวางแผนการพัฒนา 3.3 การพัฒนาและจัดระบบสำนักงานอัตโนมัติ3.4 การประเมินผลการปฏิบัติงานและการปรับเปลี่ยน
(4) สิ่งสำคัญในการวางแผน ข้อมูลพื้นฐานที่จะต้องทราบก่อนการวางแผนคือ4.1 ข้อมูลหน่วยงาน4.2 ข้อมูลสถานภาพปัจจุบันของหน่วยงาน4.3 ข้อมูลลักษณะของหน่วยงาน4.4 ข้อมูลผู้ใช้4.5 ระบบการสื่อสาร4.6 ลักษณะของระบบสารสนเทศที่ใช้4.7 การสนับสนุนเมื่อทราบข้อมูลที่จำเป็นแล้วผู้วางแผนอาจจะจัดทำแผนการพัฒนาขึ้นโดยใช้เทคนิคต่างๆหรือใช้มาตรฐานการวางแผนงานที่หน่วยงานกำหนดขึ้น เช่นอาจใช้วิธีการเขียนแผนงานเป็นผังงานแกนต์หรือแกนต์ชาร์ต ซึ่งในแผนภาพดังกล่าวจะต้องแสดงระยะเวลาในการดำเนินภารกิจและรายการภารกิจต่างๆ ดังนี้ กำหนดทีมงาน จัดประชุมชี้แจง รวบรวมข้อมูล วิเคราะห์ความต้องการ ออกแบบระบบงาน เลือกอุปกรณ์และระบบงาน พัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม ติดตั้งอุปกรณ์และระบบงาน ทดสอบอุปกรณ์และระบบงาน จัดทำคู่มือ ฝึกอบรม ปรับเปลี่ยนข้อมูลเดิม เปลี่ยนระบบ ประเมินผลการดำเนินงาน ปรับปรุงแก้ไข
(5) วิธีการพัฒนา หน่วยงานสามารถพัฒนาหรือจัดหาระบบงานคอมพิวเตอร์มาใช้งานได้ 6 แบบ ดังนี้ 5.1 การจัดทำระบบงานเองโดยเจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์ 5.2 การจัดทำระบบงานเองโดยกลุ่มผู้ใช้ระบบ5.3 การว่าจ้างบริษัทภายนอก 5.4 การซื้อระบบงานมาตรฐาน 5.5 การซื้อระบบงาน 5.6 การจัดซื้อบริการ
(6) วัฏจักรพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ6.1 การศึกษาวิเคราะห์ความต้องการ6.2 การออกแบบระบบ6.3 การสร้างและการติดตั้งระบบ6.4 การทดสอบระบบงาน6.5 การเตรียมตัวใช้งานระบบ6.6 การเปลี่ยนระบบ6.7 การประเมินและปรับปรุงระบบ
10.ในการเรียนการสอนมีปัญหาอะไรบ้างจะมีวิธีแก้ปัญหาอย่างไร
- มีปัญหาบ้างเล็กน้อยถึงปานกลางที่บางครั้งหนูก็ไม่เข้าใจในบางเรื่องแต่ก็ไม่กล้าถามอาจารย์เพราะกลัวอาจารย์จะว่า และยังตามอาจารย์ไม่ค่อยทัน ไม่เข้าใจในเนื้อหาที่เรียนแต่ก็พยายามที่จะถามกับเพื่อนในบางครั้งค่ะ
11.สรุปวิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ
- ระบบปฏิบัติการสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึงสำนักงานซึ่งได้รับการพิจารณาคัดสรรงานต่างๆ ที่มีคุณสมบัติ เหมาะสมมาจัดการเปลี่ยนแปลงวิธีการปฏิบัติงานเดิม ซึ่งมักจะเป็นการปฏิบัติด้วยมือมาเป็นแบบกึ่งอัตโนมัติ หรือ แบบอัตโนมัติสมบูรณ์แบบ นอกจากนั้นยังครอบคลุมรวมถึงการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติที่พัฒนาขึ้นให้สามารถบริหารการสืบค้นเอกสาร ภาพ หรือข้อมูลจากแหล่งจัดเก็บต่างๆ ในสำนักงาน - แผนกต่างๆ เพื่อส่งมอบให้แก่ ผู้ร้องขอซึ่งมีสิทธิ์ นำไปประมวลผลให้ได้ข่าวสารที่จำเป็นต่อการปฏิบัติงาน หรือบริหารงานของสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น